Aumenta tu productividad: Los cuadrantes del tiempo de Stephen Covey

Uno de los grandes desafíos al que nos enfrentamos diariamente es el de mejorar nuestra productividad. En pocas palabras, lo que buscamos es poder hacer de manera efectiva un número mayor de actividades en el menor tiempo posible.

Muchos autores como Stephen Covey han desarrollado diferentes técnicas y modelos para ayudarnos a hacer más eficiente nuestros flujos de trabajo y nuestra productividad en general.

Covey, en su libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva, explica que, para ser más productivos, no basta con simplemente anotar nuestras tareas en una lista e ir tachando las realizadas. Gestionar correctamente el tiempo es una verdadera filosofía de vida dado que nuestro bienestar también depende de cómo manejamos el tiempo. 

Por ello, desarrolló una técnica conocida como Los Cuadrantes del Tiempo (también llamada Matriz de Tiempo, Matriz de Covey o Cuadrantes de Covey).

Los 4 cuadrantes de Stephen Covey

Esta técnica consiste en tomar un papel y dividirlo en cuatro cuadrantes. En ellos vamos a categorizar nuestras tareas diarias a fin de poder visualizar cuáles son nuestras prioridades y optimizar nuestro consumo del tiempo.

Si recuerdas los ejes cartesianos, podríamos decir que nuestro eje x (la línea horizontal) será el eje de la Urgencia que irá desde lo más urgente a la izquierda, hasta lo No Urgente a la derecha. Por otro lado, el eje y (la línea vertical), será el eje de la Importancia e irá desde lo más importante arriba hasta lo No Importante debajo. Con esto en mente, formaremos cuatro espacios en los que distribuiremos nuestras actividades.

El primer cuadrante: Lo urgente e importante

En el primer espacio (el de arriba a la derecha) escribiremos todas aquellas tareas que revisten urgencia, es decir, que deben ser resueltas con inmediatez y, además son importantes. Este es el cuadrante de todo lo que no puede ser pospuesto, eso que es de vida o muerte como un bug crítico en producción, una emergencia médica o el pago de algún servicio que vence hoy mismo.

El segundo cuadrante: Lo importante pero no urgente

En este segundo espacio anotaremos todas aquellas tareas que son realmente importantes pero que no revisten urgencia (aún). Como veremos más adelante, éste será el cuadrante sobre el que debemos centrarnos.

Aquí pondremos actividades tales como controles médicos, estudiar para un examen final o terminar de desarrollar ese nuevo feature de tu aplicación.

Todo lo que coloquemos en este cuadrante serán tareas que, de no realizarlas a su debido tiempo, pueden convertirse en urgentes.

El tercer cuadrante: Lo urgente no importante

Este es el cuadrante que Covey define como más engañosos. Esto se debe a que el carácter de urgencia de ciertas tareas captura nuestra atención, pero que cuando las examinamos con detenimiento, nos damos cuenta de que su relevancia es escasa o nula. Aquí pondremos todas aquellas actividades que son urgentes pero que no su cumplimiento no es de vida o muerte, por ejemplo, comprar algún vívere secundario, pagar nuestra suscripción a Netflix, etc.

El cuarto cuadrante: Lo que no es urgente ni importante

En este último cuadrante pondremos todas aquellas tareas que no son ni importantes ni urgentes, es decir, todo aquello que hacemos por ocio y que nos lleva a la tan temida procastinación. Jugar algún videojuego, mirar nuestras redes sociales u organizar una reunión con amigos son algunos ejemplos de actividades que pueden ir en este espacio.

¿Cómo aumentar mi productividad?

Ahora bien, una vez que hayamos clasificados todas nuestras tareas en la matriz de Covey, es hora de tomar acciones para mejorar nuestra gestión del tiempo.

El primer paso es simple, toma todas las acciones que hayas puesto en el primer cuadrante y resuelvelas AHORA. Estas actividades no pueden esperar y aunque el solo pensarlas te resulta estresante, debes juntar valor y comenzar a resolverlas de inmediato.

El siguiente paso será tomar todas las tareas del tercer cuadrante (el de lo urgente pero no importante) y delegarlas a alguien más. Ya sea un compañero de trabajo o algún familiar, intenta deshacerte de todas esas tareas dejando que alguien más se encargue. Al fin y al cabo, si no las realiza en tiempo y forma no perderás nada importante.

Ahora es el turno del segundo cuadrante, el de lo No urgente pero Importante ¿Recuerdas que más arriba te dije que este era el cuadrante al que debemos prestarle más atención?, la razón es simple, todo lo que está aquí corre el riesgo de convertirse en un asunto de urgencia y pasar al primer cuadrante (ese que tanto estrés nos generó) y es justamente lo que debemos evitar por todos los medios. Si queremos tener una buena gestión de nuestro tiempo debemos atacar estas tareas importantes antes de que se vuelvan urgentes. De esa forma mejoraremos nuestro flujo de trabajo y evitaremos el fastidio de tener que hacerlas con la soga al cuello.

¿Y que hay del último cuadrante? Bueno, todas esas tareas simplemente, elimínalas. Intenta evitarlas o posponerlas para tu tiempo libre.

Cuanto menos tiempo le dediquemos al cuarto y al tercer cuadrante, más tiempo disponible tendremos para atacar las tareas del segundo cuadrante y así mantendremos el cuadrante de lo urgente e importante libre y nuestra conciencia tranquila.

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Te dejo este cuadro como una ayuda para recordar cómo usar la Matriz de Covey

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